Private Umzüge können Kraft und Nerven kosten. Kisten packen, Möbel schleppen und eine überlegte Transportlogistik sind Voraussetzungen für den Neuanfang. Wer nicht im Chaos versinken will, der muss im Vorfeld planen. Nach gleichem Schema laufen Büroumzüge ab – nur eine Nummer größer.

Ein gewöhnlicher Umzug im Privathaushalt setzt viel Durchhaltevermögen und tatkräftige Unterstützung von Freunden, Bekannten und Familie voraus. Mehr Hände sorgen für ein schnelleres Ergebnis. Ein Umzug mit einer gesamten Firma verlangt jedoch noch mehr Disziplin und Organisation ab. Für Konzerne stellt sich diese Frage sicherlich nicht: Bestellte Umzugsunternehmen und Profis sorgen für einen reibungslosen Ablauf, der meist in wenigen Tagen über die Bühne geht. Mitarbeiter und Vorgesetzte bekommen von den vielfältigen Logistikfragen kaum etwas mit.

Anders gestaltet sich der Umzug jedoch mit einer Firma im Mittelstand oder Betrieben, die mit wenigen Mitarbeitern von 10 Personen agieren. In diesen Fällen müssen Kollegen und Chefs noch selbst mit anpacken und die neue Einrichtung von einem Ort zum anderen tragen. In den selbstorganisierten Transportern, die auf Vergleichsseiten wie Billige-mietwagen beim günstigsten Anbieter zu finden sind oder bei Check24 in verschiedenen Größen angeboten werden, fahren die Mitarbeiter das Büromobiliar selbst durch die Stadt und kümmern sich um den reibungslosen Ablauf. Ein Projekt, bei dem jede helfende Hand zum Erfolg führt.

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Zeit ist der wichtigste Faktor

Abgesehen von den organisatorischen und logistischen Fragen steht besonders ein Aspekt für Mittelständler im Vordergrund: Zeit. Je länger der Umzug andauert, umso weniger Umsatz kann die Firma machen, da der Großteil der personellen Ressourcen für das Abbauen und Aufbauen der Möbel abgestellt ist. Daher ist eine Planung, die ein schnelles Gelingen garantiert, unumgänglich. Im besten Fall entwickelt man vorab ein rollierendes System, bei dem jeweils zwei Kollegen sich um das Tagesgeschäft kümmern und der Rest tatkräftig den Umzug stemmt.

Mit einer Planung, die mit viel Vorlauf von einem halben Jahr angegangen werden sollte, können alle wichtigen Faktoren betrachtet werden. Beginnend mit der Information an alle Mitarbeiter, die sich für diese Wochen keinen Urlaub nehmen und ihre Tätigkeiten für diesen Zeitraum minimieren sollten, wird das Unternehmen von dem Vorhaben informiert. Im Zweifel sollten auch enge Geschäftspartner, Dienstleister und Lieferanten informiert werden, dass in dem abgesteckten Slot die Erreichbarkeit der Mitarbeiter zurückgefahren wird. So bleiben Missverständnisse und Nachfragen aus.

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Einrichten auf dem Papier

Das Abbauen und Verlassen der alten Büroräume ist nur ein Teil des Umzuges. Damit niemand mit seinen Möbeln vor dem neuen Gebäude steht und nicht weiß, wo etwas hinkommt, muss im Vorfeld auf dem Papier das Büro schon eingerichtet werden. Somit wird auch von Beginn an deutlich, welches Raumkonzept und welche Aufteilung gewünscht ist. Denn eine Neueinrichtung kann positive Aspekte mit sich bringen, die in den alten Räumen vielleicht nicht vorherrschte: Offene Räume, mehr Platz und größere Arbeitsflächen sollten genutzt und umgesetzt werden. In diesem Zuge ist eine Kontrolle der Büromöbel umso wichtiger: Was wird benötigt? Auf welche Elemente kann verzichtet werden? Sich von altem Ballast zu befreien, ist bei einem Umzug wichtiger denn je.

Die Durchführung ohne ein professionelles Umzugsunternehmen birgt in diesem Sinne seine Vorteile. Besorgungen, spontane Käufe von neuen Möbeln und Materialbeschaffungen lassen sich mit dem bereits gemieteten Wagen parallel und unkompliziert durchführen. Während ein Teil der Kollegen das Büro einrichtet, können weitere Mitarbeiter mit dem Transporter im Baumarkt das benötigte Equipment besorgen. Happy Car oder Budget.de bieten einen entsprechenden Fuhrpark für jede Größe. Eine doppelte Geldausgabe für das Profiteam und den Mietwagen entfällt und schont die Kasse.

Was nach viel Muskelkraft und Schweiß klingt, sollte jedoch mit vollem Einsatz nur wenige Stunden dauern. Das Geheimnis liegt in der Planung und der Unterstützung des gesamten Teams. Der Trick ist, dass eine wochenlange Planung am Ende eine schnelle Durchführung mit minimaler Unterbrechung des Geschäftsbetriebes garantiert.